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随着国家医药两票制的不断推进，药品采购环节中各方责任义务悄然发生了新的变化，传统的医药分销企业承担起（代理商）的垫资行为，同时也肩负起了库存管理以及（或有）保证金管理的责任。由此，分销企业也面临了更多的经营风险和财务风险，需要适时的增加企业风险管控点和管控流程。
2018年3月公司成立了由采购、财务、运营、信息四大职能部们核心成员组成的预付款管理项目组，全面重塑新采购模式下预付款的管理制度、审批流程、操作办法，制定科学的预付业务流程、有效支持业务开展、控制预付风险。
2018年4月，项目组经过对采购业务尤其是涉及预付款的采购行为，从合同、订单、入库、审批、付款、核销、保证金管理等的全要素进行了风险评估，制定了新的风险管理办法、业务标准、作业流程，《上药控股有限公司预付账款管理办法》和《预付业务操作细则》正式下发至各经营单位。
新的《预付账款管理办法》、《预付业务操作细则》对业务人员和财务人员提出了全新的工作要求，鉴于预付款的高风险特性，预付采购业务的进行须按制度要求，对每一个风险点进行管控，审批上报须报送采购、库存、预付余额等详尽的信息，付款后要对预付的进销进行全程跟踪。
新政策形势下催生的新预付采购模式及由此而产生的新的管理要求，具有新作业流程、新业务单据、新管控模式、新管理台账等特点，如此的工作，需要有新的作业工具来运作和管理控制繁复的工作程序，提高管理者的管理效率。
为使企业供应链信息平台可以全面反映、管理预付款作业的“新”，避免预付款作业的信息流成为信息孤岛，项目团队提出了开发基于预付款管理要求下的预付款管理系统的设想，力求一方面提高预付款作业工作效率，一方面将预付款的作业信息与供应链及财务信息全面打通，实现对预付款业务的全程管理。开发分别适用于不同的公司的erp版和web版。
2018年5月，经过信息部工程师们日以继夜的奋战，预付款管理系统在公司总部、自营司及市内外控股子公司陆续上线，预付款管理系统实现了基础数据自erp的自动提取，审批通过oa的线上高效流转，管理方面的bi自动分析。高效的系统管理工具和数据采集平台，帮助经营单位实现了预付款的精细化、专业化、系统化管理。
2018年6月，为使各经营单位、各作业流程上每一个相关人员，知晓、理解、全面掌握《预付账款管理办法》的精神、《预付业务操作细则》的要求、预付款管理系统的使用，为此，项目团队陆续组织了9场专题培训，范围包括总部、分子公司及市内外控股公司共计124家，参训人次共计697人次，内容涵盖预付款管理制度解读、预付款审批流程规范、erp版及web版预付款系统操作。
预付款管理的“一项制度、一个细则、一套系统”落实和执行其深刻的意义在于：1、实现有效的事前控制，规范预付协议，借助保证金方案，进行授信控制；2、实现有效的事中管理，控制预付库存，标准审批流程，固化授权审批；3、实现有效的事后监督，严控预付用途，确保笔笔结清，定期跟踪反馈。
预付款项目组成员说：“我们是认真的”，项目虽然已完成上线，但我们工作还将继续，我们将及时跟踪及解决相关上线问题，并陆续开展对预付款执行情况的专项检查。在控制预付风险的同时，项目团队也会不断通过实时分析，完善制度、流程和系统功能，提高预付管理的效率和质量。公司后续的培训将每月在微学习平台上进行分享，汇总预付款管理中碰到的共性问题，制作成q&a供大家交流讨论。
